Protection des données · Belgique

Politique de confidentialité

Version du 19/10/2026 · agences immobilières établies en Belgique

1. Qui sommes-nous

Immobil-iA est un logiciel métier destiné aux agences immobilières ; il fait partie de la suite Assist-iA. Nous l'éditons, l'exploitons et le commercialisons en Belgique : M&R Solutions SRL, société à responsabilité limitée de droit belge inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1026.105.392, dont le siège est établi Grand'Place 13, 4280 Hannut.

Pour toute question sur vos données, adressez-vous d'abord à l'agence. Vous pouvez aussi nous écrire par courrier : M&R Solutions SRL, Grand'Place 13, 4280 Hannut.

2. Qui est responsable de vos données

Vous êtes propriétaire, vendeur, acquéreur, candidat locataire, garant, locataire ou prospect d'une agence qui utilise Immobil-iA. L'agence est responsable du traitement de vos données : elle décide de leur usage, vous informe et répond à vos demandes. Nous agissons pour son compte en qualité de sous-traitant, uniquement selon ses instructions (article 28 du règlement général sur la protection des données, « RGPD »). Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à l'agence et l'aidons à y répondre.

Vous êtes une agence cliente ou l'un de ses collaborateurs. Nous sommes responsable du traitement pour ce qui relève de notre relation avec l'agence : comptes d'accès, facturation, assistance et sécurité du service.

3. Les données traitées

Données traitées selon les personnes concernées
Personnes concernées	Données traitées dans le logiciel
Prospects (demande d'estimation, alerte acheteur, personnes contactées par l'agence)	identité et coordonnées ; projet et caractéristiques du bien ; texte de l'accord de contact avec sa date, son heure, l'adresse IP et le navigateur utilisés ; oppositions ; historique des contacts
Propriétaires et vendeurs	identité, coordonnées ; coordonnées bancaires pour le reversement des loyers ; mandats (référence, type, durée, rétractation, honoraires) ; attestations et documents du bien, dont le certificat PEB et le revenu cadastral ; accords de contact ; comptes rendus et échanges
Acquéreurs	identité, coordonnées ; critères de recherche et budget ; offres et leur signature en ligne (date, heure, adresse IP, empreinte numérique du document) ; dossier de financement ; correspondances
Candidats locataires et garants	identité, coordonnées ; revenus déclarés ; pièces demandées par l'agence ; garant ; visites ; décision de l'agence et son motif
Locataires	identité, coordonnées ; bail et sa signature (date, heure, adresse IP) ; loyers et paiements ; relevés bancaires importés par l'agence pour le rapprochement ; états des lieux ; interventions ; messages de l'espace locataire ; relances
Artisans et prestataires de l'agence	nom, téléphone, interventions
Collaborateurs de l'agence	identité, e-mail professionnel, téléphone, rôle, langue ; journal d'activité et des connexions ; si l'agence active la téléphonie : journal des appels, statistiques, propositions après appel, rapports d'accompagnement et alertes
Visiteurs des pages publiques	données techniques de connexion (adresse IP, navigateur), sans compte ni traceur publicitaire

Le logiciel ne demande aucune donnée dite sensible (santé, opinions, origine…). Si l'agence en saisit dans un champ libre ou un document, elle en est responsable. Les informations signalées comme obligatoires dans un formulaire sont nécessaires pour traiter votre demande : sans elles, l'agence ne peut pas y donner suite.

4. Pourquoi et sur quelle base

Finalités, bases juridiques et responsable de chaque traitement
Finalité	Base juridique	Responsable
Traiter vos demandes (estimation, alerte acheteur, candidature) et gérer les biens, les mandats, les annonces, les visites, les offres, les baux, les loyers, les états des lieux et les interventions	exécution du contrat qui vous lie à l'agence ou mesures précontractuelles prises à votre demande ; obligations légales de l'agent immobilier (réglementation des contrats de courtage, déontologie de la profession, lutte contre le blanchiment)	l'agence
Vous adresser des offres par e-mail ou par SMS	votre consentement préalable (article XII.13 du Code de droit économique)	l'agence
Vous démarcher par téléphone	intérêt légitime de l'agence, sauf opposition de votre part, directement ou par l'inscription de votre numéro sur la liste « Ne m'appelez plus » (Code de droit économique, articles VI.110 et suivants)	l'agence
Accueillir les appels avec l'assistante virtuelle, transcrire et résumer les appels, proposer des actions, assister le collaborateur pendant l'appel	intérêt légitime de l'agence ou consentement, selon la fonction ; information au début de l'appel	l'agence
Rédiger des textes et produire des images ou vidéos de présentation des biens	exécution du contrat avec l'agence	l'agence
Prouver les accords de contact et les oppositions	obligation légale et intérêt légitime	l'agence
Ouvrir et gérer les comptes de l'agence, facturer, assister	exécution du contrat d'abonnement ; obligations comptables et fiscales	nous
Sécuriser le service, journaliser les accès, prévenir les abus	intérêt légitime et obligation de sécurité (article 32 du RGPD)	nous

5. Prospection et opposition : les règles appliquées

En Belgique, la prospection par e-mail ou par SMS requiert votre accord préalable (article XII.13 du Code de droit économique). Les appels de prospection restent possibles tant que vous ne vous y opposez pas, directement auprès de l'agence ou par l'inscription de votre numéro sur la liste « Ne m'appelez plus » (Code de droit économique, articles VI.110 et suivants). Pour les agences établies en Belgique, le logiciel applique les règles suivantes :

votre accord est demandé par une case non cochée par défaut ; le texte affiché indique l'agence, l'objet des messages, la durée de l'accord (un an au plus, sans reconduction tacite) et la façon de le retirer ;
la preuve de votre accord (texte affiché, date et heure) est conservée trois ans ; vous la consultez gratuitement par le lien qui vous est remis ;
vous pouvez retirer votre accord à tout moment par ce lien ou en le disant à l'agence, y compris au cours d'un appel ;
le retrait de votre accord ou votre opposition, une fois enregistrés, bloquent les appels, SMS et campagnes de prospection passés depuis le logiciel vers vous.

6. Intelligence artificielle et assistante virtuelle

Le logiciel utilise des services d'intelligence artificielle pour proposer des textes (annonces, comptes rendus, courriers), résumer des appels, suggérer des actions et produire des images ou des vidéos de présentation à partir des photos d'un bien.

Lorsque l'agence fait appel à l'assistante virtuelle « Léa », celle-ci se présente comme une assistante virtuelle dès le début de l'appel ; vous pouvez demander à parler à un collaborateur de l'agence.
Les images virtuellement aménagées et les vidéos produites avec l'intelligence artificielle portent une mention visible (« Image virtuellement aménagée », « Vidéo générée avec une IA »).
Les textes proposés par l'intelligence artificielle sont relus et validés par un collaborateur de l'agence avant d'être publiés ou envoyés.
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière exclusivement automatisée (article 22 du RGPD). Pour une candidature locative, le logiciel calcule un indicateur (rapport entre le loyer et les revenus déclarés, comparé à un repère de pratique) ; la décision appartient à un collaborateur de l'agence, qui la motive.
Nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

7. Téléphonie, enregistrements et SMS

Lorsque l'agence utilise la téléphonie du logiciel, les appels passés et reçus sont journalisés (numéros, date, durée, résultat) et les SMS échangés sont conservés dans son journal. Si l'agence enregistre ou transcrit les appels, elle vous en informe au début de l'appel ; vous pouvez vous y opposer.

8. Destinataires et transferts

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin :

les collaborateurs habilités de l'agence, dans la limite de leur rôle ;
les autres parties à votre dossier lorsque c'est nécessaire (par exemple le propriétaire du bien, pour une location ou une offre) ;
notre personnel habilité, pour l'exploitation, l'assistance et la sécurité, tenu à la confidentialité ;
nos sous-traitants, liés par contrat : hébergement des serveurs et de la base de données dans l'Union européenne, services d'intelligence artificielle (texte, voix, image et vidéo), téléphonie et envoi de messages, stockage de sauvegardes chiffrées ;
les services que l'agence choisit de connecter avec ses propres identifiants (portails d'annonces, mandat électronique, envoi d'e-mails ou de courrier postal), sous sa responsabilité ;
les autorités, lorsque la loi l'impose.

Certains prestataires d'intelligence artificielle, de voix et de téléphonie sont établis hors de l'Union européenne. Ces transferts reposent sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types qu'elle a adoptées, et se limitent aux données nécessaires à la fonction utilisée. Les sauvegardes sont chiffrées avant d'être déposées hors de nos serveurs ; la clé de chiffrement reste chez nous. La liste nominative de nos sous-traitants est remise aux agences clientes sous accord de confidentialité et tenue à jour.

9. Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont celles que nous retenons par défaut pour le compte de l'agence ; l'agence, responsable du traitement, peut les réduire ou les adapter à sa situation.

Durées de conservation par catégorie de données
Données	Durée
Accord de contact d'un prospect	valable 12 mois au plus, sans reconduction tacite
Preuve de l'accord de contact	3 ans à compter de son recueil
Oppositions	aussi longtemps que nécessaire pour les respecter
Prospects sans suite	3 ans après le dernier contact
Candidats locataires non retenus	jusqu'à la fin de la mise en location, au plus tard 3 mois après la décision
Locataires, baux, états des lieux	durée du bail, puis 10 ans ; loyers et charges : 5 ans
Propriétaires, mandats, attestations, comptes rendus, dossiers de vente	durée du mandat ou de la transaction, puis 10 ans
Photos et vidéos des biens	durée du mandat, puis jusqu'à leur suppression par l'agence ou la fin de l'abonnement
Journaux d'appels et de SMS, transcriptions, résumés	12 mois
Enregistrements d'appels	30 jours, sauf litige en cours
Comptes des collaborateurs de l'agence	durée de l'abonnement, puis 30 jours pour la restitution des données
Facturation et pièces comptables	10 ans (conservation fiscale et TVA, loi du 20 novembre 2022)
Journal d'activité des utilisateurs	24 mois
Journaux techniques et historique des connexions	12 mois au plus
Sauvegardes chiffrées	30 jours glissants

À la fin de l'abonnement, l'agence récupère ses données dans un format courant ; nous les supprimons ensuite, y compris dans les sauvegardes au terme de leur rotation.

10. Cookies et stockage dans votre navigateur

Les pages publiques et le logiciel ne déposent aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience et n'utilisent aucun outil de suivi. Votre navigateur conserve seulement les éléments nécessaires au fonctionnement (stockage local) : jeton de session et identifiant de l'utilisateur connecté, préférences d'affichage (langue, accessibilité, pays). Le jeton de session est effacé à la déconnexion ; vous pouvez effacer les autres éléments depuis les réglages de votre navigateur. Ce stockage, strictement nécessaire au service que vous demandez, ne requiert pas votre consentement (article 10/2 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel). Les pages publiques du logiciel (fiche de bien, annonces, estimation, alerte acheteur, accord de contact, signature, espace locataire, connexion) ne chargent aucune police, image ni aucun script depuis un service tiers.

11. Sécurité

Échanges chiffrés (HTTPS), isolation de chaque espace d'agence, mots de passe hachés, double authentification disponible pour les comptes de l'agence, identifiants des services connectés chiffrés, droits d'accès par rôle, journal des actions, limitation des tentatives de connexion, sauvegardes quotidiennes chiffrées dont la restauration est testée. En cas de violation de données, nous en informons l'agence sans retard injustifié ; il lui revient de notifier l'Autorité de protection des données et, si nécessaire, de vous informer (articles 33 et 34 du RGPD).

12. Vos droits et votre réclamation

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données, du droit de vous opposer à leur traitement, en particulier à la prospection, et du droit de retirer à tout moment votre consentement, sans effet sur les traitements déjà réalisés (articles 7 et 15 à 21 du RGPD).

Adressez votre demande à l'agence qui détient vos données ; vous pouvez aussi nous écrire à l'adresse indiquée à la section 1. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe (article 12 du RGPD). Pour retirer votre accord de contact, utilisez le lien « Consulter ou retirer mon accord » remis après votre demande, dites-le simplement à l'agence, y compris au cours d'un appel, ou, pour les appels, inscrivez votre numéro sur la liste « Ne m'appelez plus ».

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles ; contact@apd-gba.be ; www.autoriteprotectiondonnees.be

13. Mineurs et mises à jour

Les pages et le logiciel s'adressent à des professionnels et à des personnes majeures. Cette politique peut évoluer ; la version en vigueur et sa date figurent en tête de page, et les agences clientes sont averties de toute modification importante.

Voir aussi : conditions d'utilisation des pages publiques · politique de confidentialité applicable en France.